店舗にとっても重要？もしもに備えたデータバックアップの必要性

近年はデジタル化が進んでいることもあり、これまで紙で存在していた資料や報告書などもデータで管理されることが増えています。店舗でも、そうしたデータを利用するケースが多くあります。

資料や報告書などをデータで管理する場合、大きなポイントとなるのがバックアップです。仮に災害などが発生した際にも、データをきちんとバックアップしておけば、大切なデータの消失を防止することができます。

以下では、データバックアップの重要性やその方法などについてご紹介します。

データバックアップの重要性

紙媒体での管理に比べて、データでの管理は作業の効率化や省スペ―ス化などさまざまなメリットがあります。しかし、データで管理する場合には、しっかりとデータをバックアップしておく必要があります。

データバックアップが重要な理由としては、データの消失防止対策があげられます。パソコンのデータは、さまざまな要因によって消失することがあります。例えば、データを保存しているHDDやSSDといった記憶媒体の寿命や故障。HDDやSSDはデータの読み書きを行う度に消耗していくため、いつかは寿命がきます。また、衝撃などの外的要因によって壊れる可能性もあります。このような場合、データの読み書きはできなくなります。また、コンピュータウィルスなどによって故意にデータが破壊されることもあります。災害などの予測が難しい大規模な被害も考えられるため、バックアップによってしっかりと対策し、データの消失を防止する必要があるのです。

目的に合わせたバックアップ方法

データの消失防止対策としてのバックアップでは、パソコンに保存されているデータを別の媒体にコピーする方法が一般的です。どのような媒体にコピーするかは、バックアップ時の目的によっても異なります。

例えば災害対策でバックアップする場合、バックアップ元のデータとバックアップデータはできるだけ離れた場所で保管する必要があります。元データと同じ場所にバックアップデータを保管していた場合、その地域で災害が発生するとデータがまとめて消失する危険性があるからです。こうした場合、遠隔地のサーバーにバックアップを取る、バックアップした記録メディアを遠隔地の支店や倉庫に保管する、といった対策が必要です。

誤操作によるデータの削除など、日常的に発生するトラブル対策でバックアップを行う場合、迅速な対応が求められます。この場合、外付けのHDDやクラウドサーバーなど、簡単にデータを復元できる方法でバックアップを取るのが望ましいといえます。

一定期間保管しておかなければいけないデータなどは、テープやディスクといった記憶媒体に保存するのがおすすめです。こうした媒体はそれ自体のコストが低く、電源が不要であることからランニングコストも抑えられます。

データのバックアップをしっかり行うことで、さまざまなデータ消失トラブルでの被害を防止することができます。今後デジタル化はますます進むため、データのバックアップについてはよく考えておくべきです。